Valinnan paikka: Haluaisin varata lennot joulukuun alussa Helsingissä järjestettävään Slushiin tapaamaan ihmisiä paikan päällä. Olisi hienoa pitkästä aikaa jutella vanhojen ja uusien tuttujen kanssa kasvokkain tämän huipputapahtuman yhteydessä. En ole kuitenkaan enää varma, onko osallistumisestani hyötyä asiakkaillemme riittävästi. Pitäisikö minun käyttää tuo panostus muuhun?

Yritystapahtumat – etänä vai ei?

Aikaisemmin muistan nauttineeni työmatkoista. Usein matkan ajankohta määräytyi tärkeän yritystapahtuman mukaan. Olen itsekin ollut mukana järjestämässä paria sataa yrityksille suunnattua tapahtumaa, joihin ihmiset saapuivat paikan päälle.

Nyt pandemian aikana olemme oppineet olosuhteiden pakosta hoitamaan monia asioita entistä paremmin etänä. Kohta matkustaminen toivottavasti vapautuu kunnolla. Lähitulevaisuudessa joudun päättämään järjestämmekö jonkin tietyn tapahtumamme etäyhteyksillä vai paikan päällä. Joudun myös taas päättämään, ovatko omat työmatkani lähelle tai kauas tarpeellisia vai eivät.

Ulkoministeriö ja Business Finland ovat toteuttaneet vuosittain maailmanlaajuisesti suuren määrän erilaisia ja eri kokoisia tapahtumia yrityksille. Ennen pandemiaa ne tapahtuivat pääosin paikan päällä. Siirryimme mielestäni yllättävän nopeasti nettitapahtumien järjestämiseen, kun COVID ohjasi digiloikkaan vuoden 2020 aikana.

Yrityksiltä saatu palaute tukee etätapahtumia

Toteutimme syyskuussa 2021 yhteispohjoismaisen terveysteknologiayritysten Singapore-ohjelman. Yritykset halusivat ymmärtää Singaporen markkinamahdollisuuksia ja rakentaa yhteyksiä mahdollisiin asiakkaisiin. Ohjelma sisälsi 21 online-tapahtumaa ja –ryhmäkokousta. Kahdeksan ohjelmaan osallistuneen suomalaisen yrityksen antama palaute oli parasta, mitä olen nähnyt missään tuotannoissamme 21 vuoden aikana.

Jos olisimme toteuttaneet syyskuisen ohjelmakokonaisuutemme fyysisenä yritysdelegaationa Singaporeen, olisi se tuottanut vähemmän tuloksia. Se olisi syönyt paljon enemmän resursseja kaikilta, tavoittanut paljon pienemmän määrän kohdeorganisaatioiden edustajia ja tuottanut vähemmän tapaamisia yrityksille niiden ratkaisuista kiinnostuneiden tahojen kanssa. Samalla lähes 20 ihmistä olisivat tehneet ison hiilijalanjäljen lentämällä Singaporeen ja takaisin. Yritysedustajien mielestä ensikohtaamiset ryhmätapahtumissa ja niiden pohjalta syntyneet syventävät tapaamiset toimivat etänä hyvin.

Lisäarvoa läsnä ja etänä

Videoyhteyksien laaja hyödyntäminen tapahtumiin on sinänsä jo vanha juttu myös julkisella sektorilla. Olemme tarjonneet etätapahtumia yhtenä palvelumuotona pitkään. Kehitimme mm. vuonna 2008 signaalisessiot-konseptin, jolla palvelimme monen vuoden aikana tuhansia yritysedustajia.

Yksi signaalisessio yhdisti 3 – 15 samanaikaista yritysosallistujaryhmää ELY-keskusten ja muiden Suomessa sijaitsevien organisaatioiden neuvotteluhuoneista toisiinsa. Asiantuntijoitamme oli näissä sessioissa mukana ulkomailta käsin kertomassa kansainvälisistä markkinamahdollisuuksista. Nuo sessiot olivat nykykielellä kuvattuna hybriditapahtumia, joiden työpajaosuudet tapahtuivat läsnä ja tiedon jakaminen läsnäryhmien välillä etänä.

Valinnanvapaus

Tapahtumien tuottajat ja tapahtumien osallistujat tulevat valitsemaan entistä enemmän toteutustapojen välillä. Läsnä, etänä, hybridinä vai jotain muuta? Yritykset, joiden resurssit keskittyvät aina yrityksen oman liiketoiminnan kehittämiseen, ovat entistä tarkempia siitä mihin aikaansa käyttävät.

Kirjoittaessani tätä tekstiä päätin, että en lähde Slushiin tänä vuonna, vaikka mieleni tekisi. Käytän siinä säästyvän työajan palvelemalla vanhoja asiakkaitamme etänä ja valmistelemalla seuraavia etätapahtumiamme uusille asiakkaillemme.

Minkälaisia tapahtumia kannattaa toteuttaa etäyhteyksillä vielä senkin jälkeen, kun matkustaminen taas vapautuu? Missä asioissa meidän yleensäkin täytyy tai kannattaa tulevaisuudessa matkustaa?

Siinä meille pohdittavaa.