Tupakkapaikkojen varmistelua, lipputankoja ja loputtomasti sähköposteja

Nyt kun puheenjohtajuustiimi on päässyt hiukan lepäilemään puolivuotisen rutistuksen jälkeen, on hyvä kirjoittaa muutamia ajatuksia ylös, ennen kuin ne katoavat aika kultaa muistot –aivosolukon syövereihin. Suomen Euroopan neuvoston (EN) puheenjohtajakausi huipentui 16.-17.5.2019 pidettyyn ministerikomitean kokoukseen Helsingin Finlandia-talolla. Torstai-iltana 16.5 järjestettiin ensin järjestön 70-vuotisjuhla, missä kutsuvieraita oli 350 kokousvieraan lisäksi noin 500 media mukaan lukien. Delegaatioiden päät eli tuttavallisemmin HoDit (=Head of Delegation) kokoontuivat samana iltana työillalliselle, jonka tulokset sitten julkaistiin seuraavana päivänä päätöksinä itse ministerikokouksessa.

Euroopan neuvoston 70-vuotista taivalta juhlittiin lähes 1000 juhlavieraan kesken. Kuva: Candice Imbert/Euroopan neuvosto.

Juhlan ja kokouksen järjestelyt aloitettiin jo puolitoista vuotta sitten, kun Finlandia-talo varattiin kokouspäiviksi. Sen jälkeen yhteisiä tapaamisia Finlandia-talon tapahtumakoordinaattorin ja ravintolan myyntineuvottelijan kanssa onkin kertynyt lukemattomia. Aiheina ovat olleet mm. sisäänkäynnit, turvajärjestelyt, kokoustekniikka, somistus ja monenlaiset menut. Viimeisissä kokousta edeltävissä sähköposteissa käytiin läpi mm. lipputankojen määriä sekä tupakkapaikkojen osoittamista kokousvieraita varten.

Ohjekirjojen ohjekirja aka practical arrangements

Euroopan neuvoston protokollan kanssa yhdessä laadittu Practical arrangements note, joka toimitettiin kaikille EN jäsenmaiden delegaatioille koskien logistiikka-asioita, oli pitkällisen työn tulos. Ensimmäisen kerran tämä EN pj-tiimin raamattunakin tunnettu ”ohjekirja” jaettiin edustustoille marraskuussa, kun Suomen puheenjohtajuuden painopisteet julkaistiin. Ohjeistusta ja neuvoja saatiin jakaa runsaasti varsinkin kevään aikana sekä sähköpostitse että puhelimitse. Yksityiskohtainen suunnittelu ja ylös kirjoitetut ohjeet olivatkin onnistuneen kokouksen ehdoton pohja.

Onneksemme Euroopan neuvosto järjestää kyseisen kokouksen joka vuosi, joten kokemusta heillä on runsaasti, mutta kokouspaikka ja käytännön toimintatavat vaihtelevat aina maittain. Vuosi sitten kokous järjestettiin Tanskan toimesta Helsingörissä, missä vieraileminen ja tanskalaisten kollegoiden järjestelykokemuksen hyödyntäminen olivat myös avuksi.

Ministerikokous järjestettiin Finlandia-talolla Helsingissä. Kuva: Candice Imbert/Euroopan neuvosto.

Mikä tekee onnistuneen kokouksen?

Kokonaisuudessaan palaute juhla- ja kokousvierailta on ollut positiivista ja innostavaa, ja kun aurinkotilauskin meni vielä perille, näytti Helsinki parhaan puolen keväästään. Tärkeimpiä onnistumistekijöitä oli ensinnäkin EN pj-tiimin keskinäinen luottamus, hyvä työilmapiiri sekä joustavuus. Viranomaisyhteistyö poliisin eri tahojen kanssa ansaitsee suuren kiitoksen ja lisäksi myös Finlandia-talon ammattimainen henkilökunta ja kuljetuskoordinaation hoitanut Kovanen toimivat erinomaisesti.

Resurssipula vallitsi valitettavasti koko puheenjohtajakauden ajan, mutta onneksemme loppuhuipennusta kohden saimme apukäsiä projektiavustajan, siviilipalvelusmiehen ja harjoittelijan verran. Hyödynsimme myös yli 50:ä kollegaa ulkoministeriöstä liaison officereiden (”lissut”) ja kokousavustajien muodossa. Iso rooli oli myös upealla lentoasematiimillämme, joka varmisti, että ministerit delegaatioineen vastaanotettiin ja saatettiin mallikkaasti.

Suurimmat haasteet kokouksen järjestelyissä liittyivät resurssipulan lisäksi eri lankojen käsissä pitämiseen. 47 delegaation matkan sujuvoittaminen, lissujen organisoiminen ja perehdytys sekä median ohjaaminen oli moniulotteista ja vaihtelevaa, substanssipuolesta puhumattakaan. Viimeisten viikkojen aikana kahvin ja suklaan käyttöaste kasvoi runsaasti tiimihuoneessa ja myöhään iltaisin saattoi huoneesta kuulua hiukan hysteeristäkin naurua.