Suomessa vierailee vuodenvaihteen pyhien aikaan taas runsaasti viisumilla tulevia turisteja. Määrien kasvu on ollut viime vuosina häkellyttävän nopeaa. Kauppa hyötyy, majoitusliikkeet myös.
Viisuminannossa peruskysymys on silti edelleen sama: Miten saada hyvikset sisään, mutta pitää pahikset poissa?
Ratkaisu on toimintatapojen ja -prosessien muuttaminen. Ennen niistä puhumista kuitenkin anekdootti:
Kun vv. 1987–90 ensimmäistä kertaa palvelin Moskovassa matkailu Suomeen oli vähäistä. Sitä kuvaa se, että Moskovan suurlähetystössä viisumityötä hoiti kolme suomalaista virkailijaa ja Leningradin pääkonsulaatissa yksi!
Neuvostoliiton hajottua matkailu – ja viisumien tarve – alkoivat kasvaa. Toiminnan rytmi ”tiedettiin” – ennen meidän jouluamme ruuhka loppuisi.
Vuonna 2004 asiakkaat kuitenkin jatkoivat jonottamista räntäsateessa vielä illalla 23.12. Vaikka henkilökunta oli venynyt ylipitkiä päiviä tehden, jono ei ollut lähelläkään loppua. Miksi? Koska Venäjällä oli nopealla aikataululla siirretty lomapäiviä tammikuun alkuun, mihin emme olleet voineet sijaisten rekrytoinnilla varautua.
Joulurauhan saapumisesta ei ollut tietoa, ylityöt jatkuisivat pyhänäkin. Asiakkaat piti hoitaa.
Mietin suurlähetystön väliaikaisena päällikkönä mitä tehdä. Väkeä ei saisi lisää eikä pelkkä sanallinen kannustaminen riittäisi. – Onneksi perheellä oli iso joulukinkku! Menimme vaimoni kanssa tekemään kinkkuvoileipiä, joita sitten ylitöissä olleet puurtajat saattoivat ehtiessään haukata. Verensokeri – ja työssä jaksaminen – nousi.
Hätäratkaisu oli siis onnistunut, muttei tietenkään kestävä. Lisätyövoiman jatkuva rekrytointikaan ei auta, jos seinät tulevat vastaan. Silloin syntyy jonoja.
Miten prosesseja voi sitten uudistaa?
Ensi askel on vastaanoton ulkoistaminen, Alkuvaiheessa UM:n satsaus on Venäjään ja Ukrainaan, joissa jo suuri enemmistö asiakkaista jättää hakemuksensa viisumikeskukseen, ja saa valmiit päätökset sieltä. Tulevaisuudessa, joka ei ole kovin kaukainen, järjestelmää voidaan levittää muuallekin.
Seuraava on asiakirjojen paikkariippumaton käsittely. Pietarissa on menossa kokeilu, joka onnistuessaan ratkaisee monia ongelmia:
Hakija jättää dokumenttinsa viisumikeskukseen, jossa ne skannataan. Tarvittavat viranomaistarkistukset tehdään Suomessa – Kouvolan viisumipalvelukeskuksessa – tai pääkonsulaatissa. Prosessi on täysin sähköinen. Kaikki voittavat. Palvelu pelaa ja työ sujuu.