Viroa on pidetty sähköisen hallinnon edelläkävijämaana. Eikä syyttä. Maa on määrätietoisesti kehittänyt kansalaille ja yrityksille tarkoitettuja sähköisiä palveluitaan.

Sähköinen allekirjoitus, äänestäminen, veroilmoituksen teko, digiresepti jne. ovat olleet jo pitkään arkipäivää virolaisille. Kansalaisten ja yritysten yhteydenpito viranomaisten kanssa tapahtuu sähköisesti. Näin säästetään aikaa ja rahaa. Avain kaikkiin palveluihin on sirullinen henkilökortti, id-kortti, joka on pakollinen jokaiselle maassa vakinaisesti asuvalle.

Uudet e-kansalaiset?

Viro on maailman mittakaavassa pieni avoin valtio, jonka väkiluku vähenee vuosi vuodelta. Maata pitäisi tehdä paremmin tunnetuksi ja saada aikaan uutta yritystoimintaa.

Tämän pohjalta syntyi ajatus tehdä Viroa fyysisiä rajojaan suuremmaksi myöntämällä kortti myös maan rajojen ulkopuolella eläville, jotka voisivat käyttää korttia asioidessaan maan viranomaisten kanssa. Viime vuoden alussa sähköisiä asiointikortteja alettiin siten myöntää myös ulkomaalaisille.

Hankkeesta käytetään Virossa nimitystä e-residentsus, joka käännettiin englanniksi e-Residency. Suomessa levisi nimitys e-kansalaisuus tai e-oleskelulupa ja kortin hankkineita alettiin kutsua Viron e-kansalaisiksi.

Tästä ei kuitenkaan ole kysymys.

Kortti ei anna kansalaisuutta, oleskelulupaa, eikä sitä voi käyttää henkilökorttina. Myöskään verojen maksumaa ei kortin myötä muutu. Se on yksinkertaisesti ulkomaalaiselle tarkoitettu sähköinen asiointikortti.

Hyötyä vain, jos on asioinnin tarvetta

E-residentsus on saanut paljon kansainvälistä julkisuutta, kun se on myönnetty esimerkiksi Japanin pääministerille. Mediamylläkässä on unohtunut, että sähköisestä asiointikortista on hyötyä vain, jos todella asioi Viron viranomaisten tai yritysten kanssa.

Suomalainen yrittäjä, jolla on yritystoimintaa Virossa mutta ei asu Virossa, voi ulkomailta käsin allekirjoittaa virolaisen yrityksen asiakirjoja ja tehdä sähköisen veroilmoituksen. Tai vaikkapa suomalainen, jolla on mökki tai kakkosasunto Virossa, voi asioida maarekisterin kanssa tai allekirjoittaa taloyhtiön papereita.

Kortteja on myönnetty ensimmäisen vuoden aikana 7 400 kappaletta. Niitä on myönnetty 105 maan kansalaisille, joista suurin osa on naapureita: suomalaisia ja venäläisiä.

Sähköisen asiointikortin avulla on perustettu 240 uutta yritystä ja 530 yrittäjää käyttää korttia yrityksen asioiden hoitamiseen ulkomailta käsin. Korttia voi anoa Viron edustustoista ulkomailla ja se maksaa 100 euroa. Suurin osa kortin hankkineista tarvitsee sitä yritystoimintaan, mutta 16 % ilmoittaa hankkineensa sen siksi, että ovat e-kortin kannattajia.

Virolaiset ketteriä käyttöönottajia

Ulkomaalaisille tarkoitetun sähköisen asiointikortin käyttöönotto on hyvä esimerkki virolaisten innovatiivisesta ajattelutavasta ja eroista suomalaiseen toimintatapaan. Kun suomalainen suunnittelee, virolainen ryhtyy jo toteuttamaan ideaa, vaikka päämäärästä ei vielä olisi täyttä selvyyttä.

Kortteja ryhdyttiin myöntämään ennen kuin järjestelmä oli valmiina, tai kun viranomaisilla oli edes valmiudet ja käytänteet valmiina hakemus- ja käsittelyprosessiin.

Ja tekevälle sattuu. Kun 5 000 korttia oli myönnetty, huomattiin että ne eivät ole yhteensopivia Googlen Chrome-selaimen kanssa.

Samalla sähköisen asiointikortin käyttöönotolla Viro on saanut runsaasti kansainvälistä huomiota. Puhuttiin ”10 miljoonasta uudesta e-kansalaisesta”, mikä jäi elämään maailman medioissa. Viron maabrändin vahvistaminen on ollutkin koko hankkeen yhtenä selkeänä taka-ajatuksena.

Työsuhteiden rekisteröinnillä rahaa valtion kassaan

Sähköisen asiointikortin maineen varjoon on jäänyt ulkomailla kokonaan toinen sähköisen hallinnon ratkaisu, joka on konkreettisesti tuonut valtion kassaan verotuloja.

2014 Virossa tuli voimaan pakollinen työsuhteiden rekisteröinti. Jokainen työsuhde on ilmoitettava sähköiseen rekisteriin heti ensimmäisestä työpäivästä alkaen, kun aiemmin työsuhteesta piti ilmoittaa viranomaisille viikon sisällä työsuhteen alkamisesta.

Jos kävisi niin, että työntekijä palkataan suoraan työhaastattelusta, voi ilmoituksen tehdä saman tien tekstiviestillä.

Järjestelmä luotiin, koska Virossa elää vahvana pimeän palkanmaksun perinne, jolloin palkka maksetaan kirjekuoressa käteen veroja maksamatta. Jos työpaikalla tehtiin tarkastus, sanottiin vain, että työntekijä on juuri aloittanut eikä ilmoitusta ole ehditty tehdä.

Keskiössä yksinkertaisuus

Nyt tämä mahdollisuus on jäänyt pois. Sähköisen rekisterin ensimmäisen toimintavuoden aikana ilmoitettiin 21 000 uutta työsuhdetta. Käytännössä kyse on ollut henkilöistä, jotka olivat ennen pimeästi töissä. Verotuloja valtio keräsi 12 miljoonaa euroa.

Järjestelmä on työantajalle yksinkertainen. Aiemmin piti tiedot ilmoittaa verottajalle, työsuojeluviranomaisille, sairauskassaan ja eläkelaitokseen erikseen. Nyt riittää yksi sähköinen ilmoitus rekisteriin.

Järjestelmä lisää myös läpinäkyvyyttä ja työntekijän oikeusturvaa, koska hän voi milloin tahansa tarkistaa rekisteristä tietonsa ja sen, onko työnantaja suorittanut verottajalle ja muille viranomaisille kaikki työsuhteesta syntyvät velvoitteet.