Ministeri saapui Vietnamiin: matkanjärjestäjän päiväkirja

1

Kun ministeri lähtee Team Finland -matkalle yritysdelegaation kanssa, ovat matkajärjestelyt hivenen monimutkaisempia kuin lentolipun hankkiminen ja hotellin varaaminen. Tässä kurkistus kulisseihin.

Ulkomaankauppa- ja kehitysministeri Lenita Toivakka vieraili Vietnamissa 7.-10. maaliskuuta 2016. Hän tapasi matkan aikana muun muassa opetusministerin Hanoissa Kuva: Hanna Öunap.
Ulkomaankauppa- ja kehitysministeri Lenita Toivakka vieraili Vietnamissa 7.-10. maaliskuuta 2016. Hän tapasi matkan aikana muun muassa opetusministerin Hanoissa Kuva: Hanna Öunap.

22. lokakuuta 2015: saamme tiedon matkasta

On kulunut päivälleen vuosi siitä, kun elinkeinoministeri Jan Vapaavuoren Team Finland -matka Vietnamiin päättyi syksyllä 2014. Sähköpostiimme saapuu viesti ulkoministeriöstä: ”Ministeri Toivakan kanslia vahvistaa, että Team Finland -matka Vietnamiin voidaan tehdä maaliskuun puolivälissä”.

Uutinen on toivottu, sillä Vietnamin kaltaisessa maassa korkean tason vierailut ovat tärkeitä arvovaltapalveluja markkinoille pyrkiville suomalaisyrityksille.

Käärimme hihat ja ryhdymme töihin.

3. joulukuuta 2015: matkan pääteemat paketissa

Olemme päättäneet sektorikohtaisista teemoista ja tarkemmista vierailukohteista ja luonnostelleet alustavan ohjelmarungon matkalle. Suunnittelu jatkuu videopalaverissa Helsingin kanssa. Sovimme lentoaikataulut ja kuulemme ministerin alustavat toiveet matkaan liittyen.

Hotellit pitää varata vielä ennen joulua. Finpro ryhtyy nyt keräämään yrityksiä matkalle mukaan.

15. tammikuuta 2016: perutaanko matka?

Iskee pieni epätoivo. Ilmoittautumisaika matkalle menee umpeen ja rekisteröityneitä yrityksiä on vielä niukasti.

Pitäisikö matka perua?

Toteamme, että joulun- ja uudenvuodenpyhät ovat luultavasti vaikuttaneet rekisteröitymisvilkkauteen. Pidennämme ilmoittautumisaikaa ja Finpro jatkaa yritysten rekrytointia.

26. tammikuuta 2016: ryhmä koossa ja yritystapaamisten valmistelut täydessä käynnissä

Delegaatio koossa! Mukana erinomainen joukko koulutus-, ICT- ja cleantech-alan yrtiyksiä.

Finpro lähettää ensimmäisen ohjelmaluonnoksen delegaatiolle ja kerää yrityksiltä tietoja matkan tavoitteista ja tapaamistoiveista.

Me tapaamme Hanoissa paikallisen teollisuus- ja kauppaministeriön edustajia ja sovimme isäntäministeriön kanssa vierailun alustavista askelmerkeistä.

Matkan toteutuminen on tärkeä, koska sen avulla saamme tehokkaasti läpi lähivuosien pääviestin: Suomi on sitoutunut laajentamaan ja syventämään kahdenvälisiä suhteita Vietnamin kanssa, kun maiden välinen kehitysyhteistyö lähivuosina vähenee.

Yritysten ja kaupan tulee olla uuden kumppanuuden ytimessä.

Koulutussektorilla on valtavasti mahdollisuuksia Vietnamissa. Koulutusalan edustajat vierailivat ministeri Toivakan kanssa Ton Duc Thangin yliopistolla Ho Chi Minh Cityssä. Kuva: Hanna Öunap.
Koulutussektorilla on valtavasti mahdollisuuksia Vietnamissa. Koulutusalan edustajat vierailivat ministeri Toivakan kanssa Ton Duc Thangin yliopistolla Ho Chi Minh Cityssä. Kuva: Hanna Öunap.

5. helmikuuta 2016: uusivuosi pysäyttää järjestelyt kuin seinään

Olemme tehneet sen mitä tähän saakka on pystytty, mutta nyt pysähtyy Vietnam uudenvuodenviettoon. Ei toivoakaan matkajärjestelyjen etenemisestä pariin viikkoon. Sen jälkeen onkin jo kiire. Tuttu kuvio.

19. helmikuuta 2016: kaksi viikkoa vierailuun, eikä yhtäkään vahvistusta ministeriöistä

Olemme selvinneet uudenvuodenpyhästä ja taustojenkirjoitus on täydessä vauhdissa. Valmistelemme kymmeniä taustapapereita erilaisista aiheista.

Finpron paikalliset työmyyrät ovat yritysten lukuisten tapaamispyyntöjen kimpussa.

Tuskailemme taustojen lisäksi myös virallisen ohjelman kanssa. Olemme pyytäneet ministerille tapaamisia kahdeksan vietnamilaisministerin kanssa. Kaksi viikkoa ennen matkaa on vahvistettujen tapaamisten määrä edelleen nolla.

Suomalainen koulutus kiinnostaa kaikkialla. Tekesin johtaja Pekka Soini ja ministeri Lenita Toivakka juttelevat opiskelijoiden kanssa Ton Duc Thangin yliopistolla Ho Chi Minh Cityssä. Kuva: Hanna Öunap.
Suomalainen koulutus kiinnostaa kaikkialla. Tekesin johtaja Pekka Soini ja ministeri Lenita Toivakka juttelevat opiskelijoiden kanssa Ton Duc Thangin yliopistolla Ho Chi Minh Cityssä. Kuva: Hanna Öunap.

26. helmikuuta 2016: 14 puhetta ja toistasataa sivua taustoja työn alla

Kymmenen päivää jäljellä. Koordinaatio tiivistyy, tietokoneen näppäimistö kestää hädin tuskin naputtelun määrää.

Kirjoitamme ministerille tarvittavat tiedot kaikkiin tapaamisiin. Pelkkiä puheita eri tilaisuuksiin on 14 kappaletta.

Käymme kiivasta keskustelua järjestäjien kanssa eri tilaisuuksista. Useat allekirjoitettavat yhteistyöasiakirjat ovat vielä viimeistelemättä, kello käy.

Usko selviytymisestä on koetuksella, mutta painamme eteenpäin kollegojen tuella.

Kun ministeri matkustaa, kirjoittavat virkamiehet valtavan määrän tausta-aineistoa ja puhe-elementtejä jokaiseen tapaamiseen. Kuva: Hanna Öunap.
Kun ministeri matkustaa, kirjoittavat virkamiehet valtavan määrän tausta-aineistoa ja puhe-elementtejä jokaiseen tapaamiseen. Kuva: Hanna Öunap.

2. maaliskuuta 2016: jokaiselle osallistujaille henkilökohtainen ohjelma

On keskiviikko ja sunnuntaina ministeri delegaatioineen saapuu jo, mutta muutamat ministeritapaamiset ovat vielä vahvistamatta. Väännämme Helsingin kollegojen kanssa viimeisiä papereita ja puheita kuntoon.

Delegaatiossa on ministerin lisäksi useita muita jäseniä, joille teemme omat ohjelmat.

Terävöitämme Suomeen ja Vietnamiin lähetettävien lehdistötiedotteiden muotoiluja ja laitamme ne liikkeelle.

Paikallinen media oli erittäin kiinnostunut matkasta ja raportoi siitä ahkerasti. Kuva: Hanna Öunap.
Paikallinen media oli erittäin kiinnostunut matkasta ja raportoi siitä ahkerasti. Kuva: Hanna Öunap.

4. maaliskuuta 2016: logistiikka kursitaan kasaan

Ministerin paperit menivät jo, mutta joudumme vielä tekemään viime hetken muutoksia ja tarkennuksia ohjelmaan.

Työstämme Finpron kanssa matkan mieletöntä logistiikkaa. Kuka oli nyt siis menossa tästä tapaamisesta seuraavan ja montako henkilöä siihen autoon sopii? Kuka on vastassa? Riittääkö siirtymiseen 20 minuuttia? Oliko kokoushuone 202 vai 206? Missä lehdistö odottaa?

Paikalliset poliisit pommittavat meitä kysymyksillä ministerin liikkumisesta, sillä  poliisisaattueen koordinaattorit tarvitsevat tarkkaa tietoa.

7. maaliskuuta 2016: sirkus käyntiin

Ministeri delegaatioineen sekä yli 30 yritysedustajaa saapuivat edellisenä päivänä kaupunkiin ja maanantai-aamuna alkaa pyöritys. Vietnamin teollisuus- ja kauppaministeri sanoo, ettei ole koskaan nähnyt näin tiukkaa vierailuohjelmaa. Pitkään mietitty logistiikka onneksi pitää. Olemme kovasta tahdista huolimatta aikataulussa ja vältymme suurilta ohjelmamuutoksilta.

Illan vastaanotolle on vahvistettu 100 vierasta, mutta 170 saapuukin paikalle. Sumplimista ja säätöä, mutta selviämme tästäkin.

Anu Sirkiä kertoo Aalto University Executive Educationin tuotteista koulutustyöpajan tauolla. Kuva: Hanna Öunap.
Anu Sirkiä kertoo Aalto University Executive Educationin tuotteista koulutustyöpajan tauolla. Kuva: Hanna Öunap.

10. maaliskuuta 2016: takana lähes 90 tapaamista

Kaksi tiivistä päivää Hanoissa, päivä Ho Chi Minh Cityssä ja päivä Binh Duong’in provinsissa ovat nyt takana.

On tilinpäätöksen aika.

Ministeri on osallistunut yhdeksään korkean tason tapaamiseen, seitsemään yhteistyöasiakirjan allekirjoitustilaisuuteen, kolmeen hankejulkistamiseen sekä kahdelle viralliselle vastaanotolle. Lehdistöhaastatteluja on ollut kolme, ja puhe yliopitossa keräsi yli 1400 kuulijaa. Olemme vierailleet jätteenkäsittelylaitoksella ja Suomen metsätietohallintaohjelman kenttätoimistolla.

Yritystapaamiset mukaan lukien selvisimme neljän päivän aikana miltei 90:stä eri tapaamisesta ja tilaisuudesta.

Matkan aikana solmittiin useita eri aiesopimuksia, jotka vievät yhteistyötä eteenpäin. Kuva: Hanna Öunap.
Matkan aikana solmittiin useita eri aiesopimuksia, jotka vievät yhteistyötä eteenpäin. Kuva: Hanna Öunap.

Tämä lienee Finpron laskelmien mukaan jonkinlainen ennätys. Mikä tärkeämpää, yritykset ovat matkaan erittäin tyytväisiä ja nostavat esille lukuisia konkreettisia avauksia, joita matkan aikana on tullut.

Kaikilla on jo suunnitelma, mitä Vietnamissa seuraavaksi tehdään. Tästä on hyvä jatkaa.

Kommentit

Avijohtaja 4 vuotta sitten

Upeaa!

Leave a Reply