Kun ministeri lähtee Team Finland -matkalle yritysdelegaation kanssa, ovat matkajärjestelyt hivenen monimutkaisempia kuin lentolipun hankkiminen ja hotellin varaaminen. Tässä kurkistus kulisseihin.
22. lokakuuta 2015: saamme tiedon matkasta
On kulunut päivälleen vuosi siitä, kun elinkeinoministeri Jan Vapaavuoren Team Finland -matka Vietnamiin päättyi syksyllä 2014. Sähköpostiimme saapuu viesti ulkoministeriöstä: ”Ministeri Toivakan kanslia vahvistaa, että Team Finland -matka Vietnamiin voidaan tehdä maaliskuun puolivälissä”.
Uutinen on toivottu, sillä Vietnamin kaltaisessa maassa korkean tason vierailut ovat tärkeitä arvovaltapalveluja markkinoille pyrkiville suomalaisyrityksille.
Käärimme hihat ja ryhdymme töihin.
3. joulukuuta 2015: matkan pääteemat paketissa
Olemme päättäneet sektorikohtaisista teemoista ja tarkemmista vierailukohteista ja luonnostelleet alustavan ohjelmarungon matkalle. Suunnittelu jatkuu videopalaverissa Helsingin kanssa. Sovimme lentoaikataulut ja kuulemme ministerin alustavat toiveet matkaan liittyen.
Hotellit pitää varata vielä ennen joulua. Finpro ryhtyy nyt keräämään yrityksiä matkalle mukaan.
15. tammikuuta 2016: perutaanko matka?
Iskee pieni epätoivo. Ilmoittautumisaika matkalle menee umpeen ja rekisteröityneitä yrityksiä on vielä niukasti.
Pitäisikö matka perua?
Toteamme, että joulun- ja uudenvuodenpyhät ovat luultavasti vaikuttaneet rekisteröitymisvilkkauteen. Pidennämme ilmoittautumisaikaa ja Finpro jatkaa yritysten rekrytointia.
26. tammikuuta 2016: ryhmä koossa ja yritystapaamisten valmistelut täydessä käynnissä
Delegaatio koossa! Mukana erinomainen joukko koulutus-, ICT- ja cleantech-alan yrtiyksiä.
Finpro lähettää ensimmäisen ohjelmaluonnoksen delegaatiolle ja kerää yrityksiltä tietoja matkan tavoitteista ja tapaamistoiveista.
Me tapaamme Hanoissa paikallisen teollisuus- ja kauppaministeriön edustajia ja sovimme isäntäministeriön kanssa vierailun alustavista askelmerkeistä.
Matkan toteutuminen on tärkeä, koska sen avulla saamme tehokkaasti läpi lähivuosien pääviestin: Suomi on sitoutunut laajentamaan ja syventämään kahdenvälisiä suhteita Vietnamin kanssa, kun maiden välinen kehitysyhteistyö lähivuosina vähenee.
Yritysten ja kaupan tulee olla uuden kumppanuuden ytimessä.
5. helmikuuta 2016: uusivuosi pysäyttää järjestelyt kuin seinään
Olemme tehneet sen mitä tähän saakka on pystytty, mutta nyt pysähtyy Vietnam uudenvuodenviettoon. Ei toivoakaan matkajärjestelyjen etenemisestä pariin viikkoon. Sen jälkeen onkin jo kiire. Tuttu kuvio.
19. helmikuuta 2016: kaksi viikkoa vierailuun, eikä yhtäkään vahvistusta ministeriöistä
Olemme selvinneet uudenvuodenpyhästä ja taustojenkirjoitus on täydessä vauhdissa. Valmistelemme kymmeniä taustapapereita erilaisista aiheista.
Finpron paikalliset työmyyrät ovat yritysten lukuisten tapaamispyyntöjen kimpussa.
Tuskailemme taustojen lisäksi myös virallisen ohjelman kanssa. Olemme pyytäneet ministerille tapaamisia kahdeksan vietnamilaisministerin kanssa. Kaksi viikkoa ennen matkaa on vahvistettujen tapaamisten määrä edelleen nolla.
26. helmikuuta 2016: 14 puhetta ja toistasataa sivua taustoja työn alla
Kymmenen päivää jäljellä. Koordinaatio tiivistyy, tietokoneen näppäimistö kestää hädin tuskin naputtelun määrää.
Kirjoitamme ministerille tarvittavat tiedot kaikkiin tapaamisiin. Pelkkiä puheita eri tilaisuuksiin on 14 kappaletta.
Käymme kiivasta keskustelua järjestäjien kanssa eri tilaisuuksista. Useat allekirjoitettavat yhteistyöasiakirjat ovat vielä viimeistelemättä, kello käy.
Usko selviytymisestä on koetuksella, mutta painamme eteenpäin kollegojen tuella.
2. maaliskuuta 2016: jokaiselle osallistujaille henkilökohtainen ohjelma
On keskiviikko ja sunnuntaina ministeri delegaatioineen saapuu jo, mutta muutamat ministeritapaamiset ovat vielä vahvistamatta. Väännämme Helsingin kollegojen kanssa viimeisiä papereita ja puheita kuntoon.
Delegaatiossa on ministerin lisäksi useita muita jäseniä, joille teemme omat ohjelmat.
Terävöitämme Suomeen ja Vietnamiin lähetettävien lehdistötiedotteiden muotoiluja ja laitamme ne liikkeelle.
4. maaliskuuta 2016: logistiikka kursitaan kasaan
Ministerin paperit menivät jo, mutta joudumme vielä tekemään viime hetken muutoksia ja tarkennuksia ohjelmaan.
Työstämme Finpron kanssa matkan mieletöntä logistiikkaa. Kuka oli nyt siis menossa tästä tapaamisesta seuraavan ja montako henkilöä siihen autoon sopii? Kuka on vastassa? Riittääkö siirtymiseen 20 minuuttia? Oliko kokoushuone 202 vai 206? Missä lehdistö odottaa?
Paikalliset poliisit pommittavat meitä kysymyksillä ministerin liikkumisesta, sillä poliisisaattueen koordinaattorit tarvitsevat tarkkaa tietoa.
7. maaliskuuta 2016: sirkus käyntiin
Ministeri delegaatioineen sekä yli 30 yritysedustajaa saapuivat edellisenä päivänä kaupunkiin ja maanantai-aamuna alkaa pyöritys. Vietnamin teollisuus- ja kauppaministeri sanoo, ettei ole koskaan nähnyt näin tiukkaa vierailuohjelmaa. Pitkään mietitty logistiikka onneksi pitää. Olemme kovasta tahdista huolimatta aikataulussa ja vältymme suurilta ohjelmamuutoksilta.
Illan vastaanotolle on vahvistettu 100 vierasta, mutta 170 saapuukin paikalle. Sumplimista ja säätöä, mutta selviämme tästäkin.
10. maaliskuuta 2016: takana lähes 90 tapaamista
Kaksi tiivistä päivää Hanoissa, päivä Ho Chi Minh Cityssä ja päivä Binh Duong’in provinsissa ovat nyt takana.
On tilinpäätöksen aika.
Ministeri on osallistunut yhdeksään korkean tason tapaamiseen, seitsemään yhteistyöasiakirjan allekirjoitustilaisuuteen, kolmeen hankejulkistamiseen sekä kahdelle viralliselle vastaanotolle. Lehdistöhaastatteluja on ollut kolme, ja puhe yliopitossa keräsi yli 1400 kuulijaa. Olemme vierailleet jätteenkäsittelylaitoksella ja Suomen metsätietohallintaohjelman kenttätoimistolla.
Yritystapaamiset mukaan lukien selvisimme neljän päivän aikana miltei 90:stä eri tapaamisesta ja tilaisuudesta.
Tämä lienee Finpron laskelmien mukaan jonkinlainen ennätys. Mikä tärkeämpää, yritykset ovat matkaan erittäin tyytväisiä ja nostavat esille lukuisia konkreettisia avauksia, joita matkan aikana on tullut.
Kaikilla on jo suunnitelma, mitä Vietnamissa seuraavaksi tehdään. Tästä on hyvä jatkaa.
Upeaa!