Selkeät tavoitteet, realistiset tulospolut, systemaattisesti kerätyt tulos- ja tilannetiedot. Uudistusten ansiosta kehityspolitiikkaa pystytään nyt ohjaamaan kokonaisuutena ja aiempaa strategisemmin. 

Joitain vuosia sitten Suomi sai riippumattomissa evaluaatioissa kriittistä palautetta siitä, että hanketasolla toteutunut hyvä tulosohjaus ja -raportointi ei ulottunut kehitysyhteistyön kokonaisuuden tasolle.  Tiesimme yksittäisten kehityshankkeiden ongelmat ja onnistumiset, mutta emme tienneet riittävästi tuloksista kokonaisuutena, emme miettineet mistä tulostilanne johtui emmekä ohjanneet Suomen kehityspolitiikkaa tulostiedon avulla.

Tarvittiin työkalujen, -prosessien ja -kulttuurin muutosta. Otimme haasteen vastaan.

Meille uudistusten parissa ahertaneille on ollut palkitsevaa, että aikaan saamamme muutos on huomattu myös kansainvälisesti. Saimme viime keväänä OECD:n arvioinnissa maininnan, että tulosjärjestelmämme kelpaa esimerkiksi muillekin maille.

Tavoitteet kohdalleen

Aloitimme tavoitteenasettelusta. Hallitusohjelmat ja hallituksen selonteot määrittelevät kehitysyhteistyön tavoitteet varsin yleisellä tasolla eivätkä niiden kirjaukset riitä käytännön työn ohjaamiseen. Siksi tavoitteita purettiin pienempiin osiin ja lähemmäs käytännön tasoa. Tämä on tulosten seurannalle ja raportoinnille välttämätön peruskivi. Ilman selkeästi määriteltyjä tavoitteita emme pysty arvioimaan, onko jokin tulos hyvä vai huono, meidän toiminnastamme johtuva vai muista syistä syntynyt.

Suuri muutos työssämme oli niin sanottujen muutosteorioiden käyttöönotto. Kutsumme niitä itse tuloskartoiksi. Niissä määritellään jokaiselle kehityspolitiikan painopisteelle polku, jonka mukaan oletamme Suomen vaikuttavan tavoitellun muutoksen toteutumiseen. Polku kuvataan osissa: välittömät tulokset (output), laajemmat tulokset (outcome), ja kestävän kehityksen Agenda2030:n mukaiset yhteiskunnalliset vaikutukset (impact). Lisäksi jokaiselle tasolle on kirjattu auki oletukset, joiden toteutuminen on tavoitellun muutoksen kannalta keskeistä.

Kullekin tasolle on myös määritetty indikaattorit, joiden avulla saadaan tietoa toteutuneista muutoksista. Näitä samoja indikaattoreita käytetään eri hankkeissa, ohjelmissa ja yhteistyömuodoissa aina kun se vain on mahdollista. Näin saamme koottua samaa asiaa koskevia tulostietoja monista eri lähteistä.

Koska Suomi toimii yhteistyössä muiden kanssa ja edesauttaa niin kehitysmaissa kuin globaalistikin tavoiteltuja muutoksia, tavoitteet ja indikaattorit on rakennettu mahdollisimman yhteneväksi YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden ja niiden seurannan kanssa.

Tuloskartat toimivat pohjana kaikelle johtamiselle, suunnittelulle, seurannalle ja raportoinnille. Olemme myös kokeilleet teemajohtamisen työtapoja ja vahvistaneet yhteistyötä yli organisaatiorajojen.

Tiedot talteen

Strateginen johtaminen edellyttää systemaattista seuranta- ja evaluaatiotietojen keräämistä ja käyttämistä. Kun tiedämme, miten tavoitteet toteutuvat, voimme myös arvioida, mitä muutoksia on syytä tehdä ja pystymme johtamaan kokonaisuutta hallitusohjelman mukaisesti. Olemme määritelleet viisi tasoa, joita seurataan vuosittain:

1) tulokset: Mitä tuloksia saavutetaan?
2) tuloksellisuus: Miten hyvin toiminta ja kumppanuudet saavuttavat asetettuja tavoitteita?
3) resurssien kohdentuminen: Miten määrärahojen kohdentuminen vastaa tavoitteita?
4) tehokkuus: Miten UM:n toiminnan tehokkuus kehittyy?
5) laatu ja riskienhallinta: Miten laadun- ja riskienhallinta toimii, mitä kehittämistarpeita nousee esiin?

Analysoimalla näitä koskevaa tietoa opimme paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei. Tältä pohjalta teemme korjausliikkeitä tarvittaessa. Tieto kerätään ulkoministeriön omista kirjanpito-, tilasto- ja asianhallintajärjestelmistä, kumppaneiden raportoinnista ja riippumattomista arvioista. Analysointi tehdään sekä hajautetusti että yhdessä. Pisimmällä tässä toimintamallissa ovat tulosperustaiset maaohjelmamme.

Katse kokonaisuuteen

Kehitysyhteistyön vastuut hajautuvat ulkoministeriössä eri osastoille ja yksiköihin sekä ulkomaan edustustoillemme. Esimerkiksi maaohjelmista vastaavat ne alueosastot ja edustustot, joiden työhön kuuluu kyseisen maantieteellisen alueen hoitaminen. Monenkeskistä, esim. YK-järjestöjen kanssa tehtävää yhteistyötä taas hoidetaan useammassa ministeriön yksikössä ja monenkeskisissä edustustoissa, ja niin edelleen. Eri puolilla organisaatiota tehtävä seuranta ja havainnot on siis tuotava yhteen, jotta Suomen kehityspolitiikasta syntyy yhteinen kokonaiskuva.

Tämä onkin vuoden kohokohta. Kokoamme eri yhteistyömuodoista ja teemoista raportteja ja kokoonnumme yhdessä keskustelemaan havainnoista ja johtopäätöksistä. On motivoivaa nähdä, miten kunkin oma vastuualue liittyy laajempaan kehitykseen ja tukee osaltaan Suomen ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa sekä Agenda 2030:n toteutumista.

Koottu tieto auttaa meitä myös ohjaamaan kehitysyhteistyön kokonaispanoksia haluttuun suuntaan. Esimerkiksi niin, että pääsemme hallitusohjelman tavoitteeseen, jonka mukaan uusista ohjelmista 85 prosenttia tukee sukupuolten välisen tasa-arvon edistämistä.

Kohti tulosraporttia

Tärkeä osa onnistumistamme on se, että olemme juurruttaneet kehitysyhteistyön tulosajattelua aiempaa laajemmin ja vahvemmin sekä ulkoministeriöön että kumppaneillemme. Tulosten määrittely ja mittaaminen on monimutkaista ja vaikeaa, ja kehittämistyötä on tärkeää jatkaa yhdessä kaikkien osapuolten kanssa. Johtamisella on tässä tärkeä rooli.

Numerodatan keräämisen lisäksi meidän on jatkossakin vahvistettava laadullisen tiedon seurantaa sekä tulostietoja koskevaa ymmärrystämme. Mikä toimii ja miksi, tai mikä ei toimi ja mistä se johtuu? Tilanteet ja toiminnot ovat hyvin moninaisia. Välillä on perusteltua jatkaa työtä, vaikka tulokset eivät päätä huimaisi – esimerkiksi ihmisoikeuspuolustajien työn tukeminen on tärkeää juuri silloin, kun tulosten saavuttaminen on toimintaympäristön takia kaikkein vaikeinta. Mutta kaikissa tilanteissa seuranta ja vaikutusten ymmärtäminen ovat välttämättömiä.

Ulkoministeriö antaa laajan kehityspolitiikan tulos- ja vaikuttavuusraportin eduskunnalle kerran neljässä vuodessa. Raportti luo niin kansanedustajille kuin kansalaisillekin kootun näkymän siihen, mitä verovaroilla tehdään ja minkälaisia tuloksia työllä saavutetaan. Seuraavan tulosraportin aika on syksyllä 2022 – tiedonkeruu sitä varten on jo meneillään.